RENTRI – Conservazione entro il 31 gennaio 2027

Conservazione elettronica registri RENTRI 2025: dubbi operativi e 3 ipotesi valide (scadenza 31/01/2027)

Dubbi degli operatori circa i termini di conservazione elettronica dei registri di carico e scarico vidimati dal sistema RENTRI nel 2025. La confusione e l’incertezza sembrano derivare da quelle che risultano essere indicazioni alternative, ma tutte egualmente valide , rese da fornitori dei relativi servizi di conservazione , consulenti ambientali ed associazioni di categoria. Lo stesso Ministero dell’Ambiente, con una risposta a Faq presente sul portale di assistenza RENTRI indica espressamente come valide 3 diverse ipotesi gestionali, tra cui:

• Ipotesi A: entro i termini previsti per la conservazione delle scritture contabili: in pratica, entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali dell’esercizio di competenza. Per il 2025 , in caso di esercizio fiscale coincidente con l’anno solare, la scadenza sarebbe quella del 31/01/2027;
• Ipotesi B: contestualmente alla trasmissione dei dati al RENTRI, secondo la cadenza prevista dal D.M. 59/2023;
• Ipotesi C: con una cadenza definita dall’azienda (ad esempio settimanale/mensile), purché comunque entro i termini dell’ipotesi A.

In sintesi , la ” messa a norma” definitiva (con completamento del processo di conservazione tale da rendere immodificabile il registro ) deve avvenire almeno una volta l’anno per coincidere così con la chiusura dell’anno fiscale e la relativa dichiarazione, ben potendo le imprese dichiaranti decidere comunque di aumentare la frequenza di invio in conservazione in ragione delle scelte gestionali assunte. Quindi per un’impresa con esercizio solare il termine ultimo per la conservazione dei documenti relativi al 2025 sarà il 31 Gennaio 2027.

Checklist operativa per aziende e consulenti ambientali

1) Definisci una procedura interna (policy)

• Frequenza di export XML del registro (mensile/settimanale/trimestrale).

• Momento di trasmissione dati RENTRI (in base agli obblighi).

• Frequenza di avvio in conservazione digitale a norma (almeno annuale).

2) Verifica i requisiti della conservazione a norma
La conservazione a norma deve garantire accessibilità, integrità, autenticità, reperibilità del documento informatico; la FAQ richiama il quadro AgID.

3) Preparati ai controlli
In caso di ispezione, l’organizzazione deve poter produrre ed esibire il registro tramite gestionale o servizi di supporto.

Link utili

• FAQ RENTRI – “Immodificabilità del registro cronologico di carico e scarico digitale”
• FAQ RENTRI – “Conservazione a norma”
• FAQ RENTRI – “Tenuta dei registri cronologici di carico e scarico in modalità digitale”

Per approfondire l’argomento, è possibile consultare:

• Iscrizioni al RENTRI – 2° Scaglione: Novità e obblighi;
• Iscrizioni al RENTRI – 3° Scaglione: Novità o obblighi;
• RENTRI contributo annuo 2025;
• Proroga RENTRI;
• RENTRI: avvio della fase di test;
• Prime scadenze RENTRI;
• RENTRI: vidimazione del nuovo registro e nuovi formulari;
• RENTRI soggetti obbligati – Gruppo 1;
• RENTRI soggetti obbligati – Gruppo 2;
• RENTRI soggetti obbligati – Gruppo 3;
• Apertura iscrizione RENTRI.